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Manejo de Excel, formulas y conceptos básicos.






Hoy os vamos a enseñar cómo hacer formulas en una hoja de cálculo (Excel), algo sencillo, para salir del paso,  (más adelante profundizaremos un poco más en este tema.)
Como en “tu amigo el informático” no queremos dar nada por sabido, comenzaremos por explicaros el manejo de Excel, formulas y conceptos básicos  para que nadie se pierda.


  • Filas: Son las divisiones horizontales de nuestra página y vienen nombradas por números (1 ,2 ,3….342).
  • Columnas: Lo mismo que las filas pero en vertical y vienen nombradas por letras (A, B, C……BF)
  • Celdas: Pues como el juego de los barquitos, cada cuadrícula de nuestra página, y la nombramos por su nombre columna y fila (A1, A2, A3…..A242  o A1, B1, C1…..BF1)
  • Rango: son un conjunto de celdas unidas entre sí, y se nombran con el nombre de las celdas de una de las diagonales, separado por dos puntos (A1:B3). En este caso nuestro rango lo formarían las celdas A1, A2, A3, B1, B2 Y B3.
  • El formato general, es el formato por defecto de Excel, pueden ser letras y números sin un formato específico.
  • El formato moneda y contabilidad, nos sirve para dar a la celda un valor monetario y además en el caso de contabilidad, nos alinea las comas de los decimales de una columna para que se vea más bonito.
  • El formato fecha y hora lógicamente nos da formato de fecha y de hora (¡oooohh!, no os olíais la tostada ¿verdad?), ¿pero sabíais que se pueden sumar o restar fechas y horas? (muy útil cuando nos manda la vida laboral la seguridad social, y nos quieren hacer “to el lio” con los días cotizados).
  • El formato texto, nos sirve para obligar a Excel a tratar a nuestra celda, única y exclusivamente como texto, (por ejemplo, cuando queremos poner 001 y Excel automáticamente nos lo cambia a 1)


Una vez que tenemos estos conceptos claros, vamos a ver que es darle un formato a la celda, fila o columna. Nosotros os vamos a enseñar los sencillitos, que son los de andar por casa, pero una vez que controléis estos, veréis como os animáis a descubrir los múltiples formatos de los que disponemos en Excel.


Bueno, y sin más, nos vamos a por nuestras fórmulas de Excel:

Para poner una formula en una celda, tenemos dos opciones, una es, con nuestra celda seleccionada, pinchar en insertar función fx o, más sencillo, pulsamos la tecla =, e insertamos la operación que queramos realizar.
=D5+D7               Suma al valor de la celda D5, el valor de la celda D7
=D5-D7                Resta al valor de la celda D5, el valor de la celda D7
=D5*D7               Multiplica el valor de la celda D5 por el valor de la celda D7
=D5/D7                Divide el valor de la celda D5 entre el valor de la celda D7

Podemos hacer fórmulas más complicadas, aquí ya entra el conocimiento matemático de cada uno…

=D5*(D3+D2)    Multiplica la celda D5 por el valor de la suma de las celdas D3+D2
=D5*D3+D2       Multiplica el valor de D5 por el valor de D3, y al resultado le suma D2

Parece igual pero no es lo mismo…

3*(5+1)=18 no es igual que 3*5+1=16

También podemos hacer tanto por ciento, muy útil cuando hacemos una factura y queremos calcular el IVA.
Para hacer el tanto por ciento podemos calcularlo de la siguiente forma:

=D5+21%            Nos calcula el 21% de la celda D5
=D5*0,21            Exactamente lo mismo.

Voy a poneros un caso práctico, nuestro ordenador cuesta 800 euros (Celda A2) + IVA, y queremos saber cuánto nos saldrá el precio final con el IVA incluido. Podemos hacerlo en dos pasos.

=A2*21% o =A2*0,21 con lo que calculamos lo que pagamos de IVA (celda B2)





y el paso dos....

=A2+B2 con lo que hayamos el precio final (celda C2)





O en un solo paso....

=A3+A3*21% con lo que unificamos las dos fórmulas anteriores en una sola.



Ahora el caso contrario, nosotros hemos pagado por nuestro ordenador 1000€ IVA incluido, y queremos saber cuánto hemos pagado de IVA y cuanto valía nuestro ordenador sin IVA. Pues para ello hay un truco, y es el siguiente, en lugar de multiplicar por el 0,21, se dividen los 1000€ entre 1,21. Ejemplo:
=A2/1,21 y hallamos nuestro precio sin IVA



Ahora para hallar lo que pagamos de IVA…
=A2-C2 Restamos el precio sin IVA al precio total

O directamente…
=A3-A3/1,21 con lo que hallamos directamente el IVA que pagamos por nuestro ordenador.




Cuando queremos hacer una operación con una fila entera, o una columna, o rango de celdas hacemos lo siguiente:
Por ejemplo, vamos a calcular los gastos e ingresos que hemos tenido en el mes de febrero, para ello colocamos una columna con la fecha, e insertamos los gastos e ingresos que hemos tenido cada día del mes, y a continuación generamos la fórmula para calcular el resultado del primer día.


Y arrastramos hasta donde queramos que nuestra formula se lleve a cabo, y ¡¡tachán!! Nos crea automáticamente formulas iguales pero correspondiente a su fila y columna.




Ahora solo nos queda saber si en el mes de febrero nos han ido bien las cosas y hemos ganado pasta, o mejor cerramos el chiringuito, y para ello, utilizamos la función auto suma y seleccionamos el rango que queremos que sume, (normalmente si la celda está colocada justo seguida de otras, toma automáticamente el rango correspondiente, aun así, si no es el correcto, podemos seleccionarlo nosotros)






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